Conditions générales
18ème Salon Culture & Jeux Mathématiques

Dates, horaires, présence

Le CIJM organise, le « 18ème Salon de la culture et des jeux mathématiques », sur la place Saint-Sulpice, 75006 Paris, les samedi 27 mai (10h-20h), dimanche 28 mai (10h-20h), lundi 29 mai (9h-19h) et mardi 30 mai (9h-18h) 2017.
Les exposants s'engagent à installer leur stand au plus tôt le vendredi 26 mai 2017 après 14 h et au plus tard le samedi 27 mai à 8 h pour être prêt pour l'ouverture du salon à 10h et à le débarrasser après sa clôture le mardi 30 mai avant minuit. Le stand ne devra à aucun moment rester inoccupé pendant les heures d'ouverture au public et ce pour les quatre jours du salon.
L'inauguration officielle devrait avoir lieu le lundi 29 mai 2017 à 11 h (à confirmer).

Contractants

L'engagement d'occupation des stands commerciaux est pris au nom d'une société, celui des stands d'animation au nom d'une association qui sont les contractants responsables. Il ne peut être assimilé à une sorte d'accessoire de fond de commerce. Il ne peut être cédé. Le partage d'un stand n'ayant pas fait l'objet d'un accord avec l'organisation est formellement interdit.

Respect du cadre et étalage

Toute dégradation du cadre ou du matériel (fixations sauvages, taches grasses ou acides, inscriptions au marqueur, ...) pourra faire l'objet de dédommagements ou poursuites. Il en est de même d'installations sauvages en dehors des stands attribués. Devant chaque stand, un débord peut être autorisé à condition de comporter du matériel léger, de ne pas gêner et d'avoir fait l'objet d'un accord avec l'organisation. Le stand doit être tenu avec esthétique et témoigner le plus grand respect des visiteurs.
Le salon est un lieu non fumeur ; les exposants d'un stand peuvent sortir à tour de rôle du salon s'ils désirent fumer.

Stands non payants

Les stands d'animation n'effectuant pas de vente seront accueillis à titre gratuit. Un tel stand ne sera définitivement réservé qu'à réception d'un chèque de caution de 400¤ qui sera restitué le mardi soir, sous réserve du respect des conditions générales. En cas d'annulation de la participation annoncée au delà du 1er mai 2017, le chèque de caution pourra ne pas être restitué.

Vente de marchandises

La vente de marchandises en relation avec les objectifs du Salon est autorisée dans les stands « commerciaux », sous réserve qu'elle obéisse aux lois du commerce en vigueur et que les exposants disposent des autorisations adéquates. Toute vente est interdite sur les stands non payants.

Description des stands

Les stands sont abrités sous des tentes avec une armature métallique qui forme des bloques de 9 m2, 18 m2 ou 27 m2. Un espace de 9 m2 comprend deux rideaux en toile plastique pour la fermeture du stand. En fonction de la surface du stand et de son emplacement, l'intérieur du stand comprend 2 ou 3 murs composés de panneaux en bois avec un habillage en tissus ignifugés. En cas d'utilisation d'agrafes ou de clous ou autre système d'accroche, ceux-ci devront être retirés en fin de salon, sans dégrader les tissus muraux. Il est strictement interdit d'écrire sur les tissus muraux.
L'exposant devra faire constater, avant son départ dimanche soir, l'état de son stand et la présence de ses rideaux.

Electricité

Les stands sont alimentés en électricité 220V :
- Un bloc électrique pour un espace de 18 m2. Le bloc électrique comprend : 2 prises de courant + 1 disjoncteur pour la lumière. Ces équipements peuvent être complétés par des rallonges et multiprises. Les stands devront partager ce bloc avec les stands voisins (cette contrainte vient de l'installateur du salon).
Les demandes spécifiques devront être faites avant le 30 avril 2017.
- Une rampe d'éclairage avec 2 ou 3 ampoules.

Gardiennage et nettoyage

Un gardiennage commencera à fonctionner le vendredi 26 mai à 18 h et prendra fin le mercredi 31 mai à 8 h 30. Les jours d'ouverture du salon, les exposants ne pourront rentrer qu'à partir de 8 h du matin en présentant leur badge.
Ne pas laisser des objets sensibles à l'eau trop près de l'extérieur des stands pour faciliter le travail du service de nettoyage.
Le nettoyage des allées du salon est assuré par l'organisation. Mardi soir, chaque stand devra rendre un stand propre : enlever les affichages sur les murs et vider les cartons - des containers seront mis à la disposition des exposants.

Assurance, perte, vol, dégradation

Il est obligatoire de fermer les stands le soir. Une assurance « responsabilité civile » est prise par le CIJM ainsi que par la société de gardiennage. Cependant, l'organisation ne peut en aucun cas être rendue responsable de la disparition de matériel. En conséquence, tout matériel sensible ou de valeur doit être assuré par l'exposant. De plus, chaque exposant est tenu d'être titulaire d'une police d'assurance responsabilité civile propre couvrant les risques qu'il peut faire courir à autrui et comportant une clause de renonciation à tout recours contre le CIJM. Le CIJM ne peut être tenu responsable des vols qui pourraient avoir lieu pendant les heures d'ouverture du salon.
En cas de dégradation des stands (tissu mural, tente, rideaux, électricité,...), l'exposant recevra une facture pour la remise en état.

Annulation du salon

La responsabilité du CIJM ne saurait être engagée si, pour une raison indépendante de sa volonté (en particulier autorisations administratives ou préfectorales, ...), le salon devait être annulé ou interrompu. Dans le cas d'annulation, les sommes versées par les exposants seraient remboursées, déduction faite des frais déjà engagés par l'organisation.